아이치현 동부의 도요하시에는 항구, 공업, 농업이 있고 브라질인, 필리핀인, 베트남인 커뮤니티가 큽니다. 시내의 많은 회사가 작게 시작해 여러 나라 사람을 채용하며 빠르게 성장했습니다. 그 결과 흔히 보이는 모습은 10명, 20명, 50명이 계정과 접근 권한에 대한 규칙 없이 컴퓨터와 휴대폰을 쓰는 상태입니다. 이 가이드는 도요하시의 IT 지원이 가장 먼저 정리해야 할 것을 알려 드립니다.
빠르게 성장한 회사의 전형적인 문제
- 모두가 같은 이메일이나 같은 비밀번호를 쓴다.
- 문서가 각자의 개인 LINE에 있다.
- 퇴사자가 아직 Google 드라이브나 근태 시스템에 접근할 수 있다.
- 회사가 Microsoft 365나 백신 라이선스를 몇 개 결제하는지 아무도 모른다.
- 안내가 일본어로만 되어 있어 직원 절반이 이해하지 못한다.
이런 문제는 사고가 나기 전까지 드러나지 않습니다. 전 직원이 파일을 지우거나, 잃어버린 휴대폰에서 고객 정보가 유출되거나, 사기 이메일로 대금이 빼돌려지는 날 갑자기 나타납니다.
직원 입사 체크리스트
새로운 사람이 들어오면 항상:
- 이메일과 시스템에 본인 전용 계정을 만든다. 다른 사람 것을 재사용하지 않는다.
- 첫날에 2단계 인증을 켠다.
- 업무에 필요한 접근 권한만 준다.
- 본인의 언어로 된 짧은 안내서를 준다: 이메일 접속 방법, 파일 저장 위치, 도움 요청 대상.
- 지급한 장비(노트북, 휴대폰, 사원증)를 기록한다.
직원 퇴사 체크리스트
누군가 퇴사하면 당일에:
- 계정을 비활성화하고 그 사람이 알던 공유 비밀번호를 바꾼다.
- 파일과 이메일을 담당자에게 넘긴다.
- 장비를 회수하고, 접근 권한이 있었다면 개인 휴대폰에서 회사 데이터를 삭제한다.
- LINE, WhatsApp, 근태·스케줄 시스템 그룹에서 제외한다.
- 헛돈을 쓰지 않도록 라이선스를 해지하거나 재배정한다.
이 두 목록만으로도 10~50명 규모 회사에서 보이는 사고의 상당수를 막을 수 있습니다.
다국어 팀의 보안
일본의 사기 이메일과 문자는 보통 은행, 택배 회사, 관공서를 일본어로 흉내 냅니다. 일본어를 읽기 어려운 사람일수록 더 쉽게 클릭합니다. 간단한 대책은 다음과 같습니다.
- 실제 사례를 보여 주는 짧은 교육을 그룹별 언어로 진행
- 송금이나 계좌 변경은 반드시 전화로 확인한다는 명확한 규칙
- 모든 기기에 최신 이메일 필터와 백신
- 클릭하기 전에 "이거 사기예요?"라고 물어볼 수 있는 쉬운 창구(LINE이나 WhatsApp)
HIBP에 추가된 스틸러 로그 같은 사례는 개인 브라우저에 저장한 비밀번호가 어떻게 유출되는지 보여 줍니다.
원격일까, 방문일까?
도요하시는 대부분의 지원을 원격으로 할 수 있습니다. 컴퓨터 원격 접속, 계정 설정, 화상 통화 안내 등입니다. 방문은 네트워크, Wi-Fi, 프린터, 장비 설치, 교육에 적합합니다.
KGA IT가 도울 수 있는 일
KGA IT는 도요하시의 이웃 도시 고사이에 있으며 일본어, 포르투갈어, 영어, 필리핀어, 베트남어, 스페인어를 포함한 9개 언어로 지원합니다. 이런 일을 돕습니다.
- 계정, 라이선스, 접근 권한 정리(Microsoft 365, Google Workspace, 클라우드 시스템)
- 입사·퇴사 절차 구축
- 백업, 백신, 방화벽 설정
- 팀의 언어로 보안 교육
공개 요금(세금 포함, 시작 가격): 시스템 관리 월 ¥10,000부터, 보안 진단 ¥15,000부터, 데이터 이전을 포함한 소프트웨어 도입은 견적 문의, Business IT 플랜 월 ¥49,800. 요금 페이지를 확인하세요.
KGA IT와 상담하세요
도요하시의 회사는 성장했는데 IT가 뒤처졌나요? 상담은 무료이며 의무가 없습니다. 문의 페이지, LINE 또는 WhatsApp으로 KGA IT에 연락하세요.