愛知県東部の豊橋市には、港、工業、農業があり、ブラジル人、フィリピン人、ベトナム人の大きなコミュニティがあります。市内の多くの会社は小さく始まり、さまざまな国の人を雇いながら急成長してきました。その結果よくあるのが、10人、20人、50人がアカウントやアクセス権のルールなしにパソコンやスマホを使っている状態です。このガイドでは、豊橋のITサポートがまず整えるべきことを紹介します。
急成長した会社によくある問題
- 全員が同じメールアドレスや同じパスワードを使っている
- 書類が各自の個人LINEに保存されている
- 退職者がGoogleドライブや勤怠システムにまだアクセスできる
- Microsoft 365やウイルス対策のライセンスをいくつ払っているか誰も知らない
- 説明が日本語だけで、スタッフの半分が理解できない
これらは問題が起きるまで表に出ません。元社員がファイルを削除する、紛失したスマホから顧客情報が漏れる、詐欺メールで支払いが横取りされる、といった形で突然現れます。
入社時のチェックリスト
新しい人が入ったら、必ず次を行いましょう。
- メールやシステムの本人専用アカウントを作成する。他人のものを使い回さない
- 初日に2段階認証を有効にする
- 業務に必要なアクセス権だけを付与する
- 本人の言語で書いた短いガイドを渡す：メールの使い方、ファイルの保存場所、困ったときの相談先
- 貸与した機器（ノートPC、スマホ、社員証）を記録する
退職時のチェックリスト
退職者が出たら、その日のうちに：
- アカウントを停止し、本人が知っていた共有パスワードを変更する
- ファイルとメールを担当者へ引き継ぐ
- 機器を回収し、アクセスがあった場合は個人スマホから会社のデータを削除する
- LINE、WhatsApp、勤怠・シフト管理のグループから外す
- 無駄な支払いを防ぐため、ライセンスを解約または再割り当てする
この2つのリストだけで、10〜50人規模の会社で起きる事故の多くを防げます。
多言語チームのセキュリティ
日本の詐欺メールやSMSは、銀行、運送会社、役所を日本語で装うのが一般的です。日本語を読むのが苦手な人ほどクリックしやすくなります。簡単な対策をいくつか紹介します。
- 実例を使った短い研修を、グループごとの言語で行う
- 支払いや振込先の変更は、必ず電話で確認するというルールを徹底する
- すべての端末でメールフィルターとウイルス対策を最新にする
- クリックする前に「これは詐欺？」と聞ける簡単な窓口（LINEやWhatsApp）を用意する
HIBPに追加されたインフォスティーラーのログのような事例は、個人のブラウザに保存したパスワードがどう漏れるかを示しています。
リモートか訪問か
豊橋では、サポートの多くをリモートで行えます。パソコンの遠隔操作、アカウント設定、ビデオ通話での案内などです。訪問が向いているのは、ネットワーク、Wi-Fi、プリンター、機器の設置、研修です。
KGA ITができること
KGA ITは豊橋市の隣、湖西市にあり、日本語、ポルトガル語、英語、フィリピノ語、ベトナム語、スペイン語を含む9言語に対応しています。次のようなお手伝いをします。
- アカウント、ライセンス、アクセス権の整理（Microsoft 365、Google Workspace、クラウドシステム）
- 入社・退職時の手続きづくり
- バックアップ、ウイルス対策、ファイアウォールの設定
- スタッフの言語でのセキュリティ研修
公開料金（税込・最低価格）：システム管理 月額10,000円から、セキュリティ診断 15,000円から、データ移行を含むソフトウェア導入は要見積もり、Business ITプラン 月額49,800円。詳しくは料金ページをご覧ください。
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