Toyohashi, di timur Aichi, mempunyai pelabuhan, industri, pertanian dan komuniti besar warga Brazil, Filipina dan Vietnam. Banyak syarikat di bandar ini bermula kecil dan berkembang pesat dengan mengambil pekerja dari pelbagai negara. Hasilnya biasa berlaku: sepuluh, dua puluh atau lima puluh orang menggunakan komputer dan telefon tanpa sebarang peraturan akaun dan akses. Panduan ini menunjukkan apa yang patut disusun dahulu oleh sokongan IT di Toyohashi.
Masalah biasa syarikat yang berkembang pesat
- Semua orang menggunakan e-mel atau kata laluan yang sama.
- Dokumen disimpan dalam LINE peribadi setiap orang.
- Pekerja yang sudah berhenti masih boleh mengakses Google Drive atau sistem kehadiran.
- Tiada siapa tahu berapa lesen Microsoft 365 atau antivirus yang dibayar syarikat.
- Arahan hanya dalam bahasa Jepun, dan separuh pasukan tidak faham.
Semua ini tidak kelihatan sehingga hari ia menjadi masalah: bekas pekerja memadam fail, telefon hilang mendedahkan data pelanggan, atau penipuan e-mel melencongkan bayaran.
Senarai semak kemasukan pekerja
Apabila seseorang mula bekerja, sentiasa:
- Cipta akaun sendiri untuk e-mel dan sistem; jangan guna semula akaun orang lain.
- Hidupkan pengesahan dua langkah pada hari pertama.
- Beri akses yang diperlukan sahaja untuk tugasnya.
- Serahkan panduan ringkas dalam bahasa orang itu: cara mengakses e-mel, tempat menyimpan fail dan siapa yang boleh ditanya.
- Rekodkan peralatan yang diberi (komputer riba, telefon, kad pekerja).
Senarai semak keluar pekerja
Apabila seseorang berhenti, pada hari yang sama:
- Nyahaktifkan akaun dan tukar kata laluan kongsi yang diketahuinya.
- Pindahkan fail dan e-mel kepada orang yang bertanggungjawab.
- Kutip peralatan dan padam data syarikat daripada telefon peribadi jika ada akses.
- Keluarkan dari kumpulan LINE, WhatsApp dan sistem kehadiran atau jadual.
- Batalkan atau agihkan semula lesen supaya tidak membayar sia-sia.
Dua senarai ini sahaja mencegah banyak insiden yang kami lihat di syarikat 10 hingga 50 orang.
Keselamatan dalam pasukan pelbagai bahasa
Penipuan e-mel dan SMS di Jepun biasanya meniru bank, syarikat penghantaran dan pejabat kerajaan dalam bahasa Jepun. Mereka yang sukar membaca bahasa Jepun lebih cenderung mengklik. Beberapa langkah mudah:
- Latihan ringkas dalam bahasa setiap kumpulan, dengan contoh sebenar.
- Peraturan jelas: pembayaran dan perubahan akaun bank hanya dengan pengesahan telefon.
- Penapis e-mel dan antivirus terkini di setiap peranti.
- Saluran mudah (LINE atau WhatsApp) untuk pekerja bertanya "adakah ini penipuan?" sebelum mengklik.
Kes seperti data stealer log yang ditambah ke HIBP menunjukkan bagaimana kata laluan yang disimpan dalam pelayar peribadi akhirnya bocor.
Jarak jauh atau di premis?
Untuk Toyohashi, kebanyakan sokongan boleh dibuat dari jauh: akses komputer, tetapan akaun, panduan melalui panggilan video. Lawatan sesuai untuk rangkaian, Wi-Fi, pencetak, pemasangan peralatan dan latihan.
Bagaimana KGA IT boleh membantu
KGA IT berpangkalan di Kosai, bandar jiran Toyohashi, dan menyokong dalam 9 bahasa, termasuk Jepun, Portugis, Inggeris, Filipino, Vietnam dan Sepanyol. Kami membantu untuk:
- Menyusun akaun, lesen dan akses (Microsoft 365, Google Workspace, sistem awan).
- Membina proses kemasukan dan keluar pekerja.
- Menetapkan sandaran, antivirus dan firewall.
- Memberi latihan keselamatan dalam bahasa pasukan anda.
Harga yang disiarkan (termasuk cukai, harga permulaan): pengurusan sistem dari ¥10,000/bulan, penilaian keselamatan dari ¥15,000, pemasangan perisian dengan sokongan migrasi data mengikut sebut harga, dan pelan Business IT ¥49,800/bulan. Lihat halaman harga.
Hubungi KGA IT
Syarikat anda di Toyohashi sudah berkembang tetapi IT ketinggalan? Konsultasi adalah percuma dan tanpa komitmen. Hubungi KGA IT melalui halaman hubungan, LINE atau WhatsApp.