IT support sa Toyohashi: gabay para sa mga kompanyang may multilingual na team

Ang Toyohashi, sa silangang Aichi, ay may pantalan, industriya, agrikultura at malaking komunidad ng mga Brazilian, Pilipino at Vietnamese. Maraming kompanya sa lungsod ang nagsimulang maliit at mabilis na lumaki, kumukuha ng tao mula sa iba't ibang bansa. Karaniwan ang resulta: sampu, dalawampu o limampung tao na gumagamit ng computer at phone nang walang patakaran sa account at access. Ipinapakita ng gabay na ito kung ano ang unang dapat ayusin ng IT support sa Toyohashi.

Karaniwang problema ng kompanyang mabilis lumaki

• Iisang email o iisang password ang gamit ng lahat.
• Nasa personal na LINE ng bawat isa ang mga dokumento.
• May access pa rin sa Google Drive o time-clock system ang mga umalis na.
• Walang nakakaalam kung ilang lisensya ng Microsoft 365 o antivirus ang binabayaran.
• Japanese lang ang mga instruction, at kalahati ng team ay hindi nakakaintindi.

Wala sa mga ito ang lumalabas hangga't hindi nagkakaproblema: binura ng dating empleyado ang mga file, naglabas ng data ng customer ang nawalang phone, o naibaling ng email scam ang isang bayad.

Checklist sa pagpasok ng empleyado (onboarding)

Kapag may bagong pasok, laging:

1. Gumawa ng sariling account niya sa email at system; huwag gamitin muli ang sa iba.
2. I-on ang two-step verification sa unang araw.
3. Ibigay lang ang access na kailangan sa trabaho niya.
4. Magbigay ng maikling gabay sa wika niya: paano mag-access ng email, saan magse-save ng file at kanino hihingi ng tulong.
5. Itala ang kagamitang ibinigay (laptop, phone, ID).

Checklist sa pag-alis ng empleyado (offboarding)

Kapag may umalis, sa mismong araw:

1. I-disable ang mga account at palitan ang mga shared password na alam niya.
2. Ilipat ang mga file at email sa responsable.
3. Kunin ang kagamitan at burahin ang data ng kompanya sa personal na phone kung may access siya.
4. Tanggalin sa mga group sa LINE, WhatsApp at time-clock o scheduling system.
5. Kanselahin o ilipat ang lisensya para hindi masayang ang bayad.

Ang dalawang listahang ito lang ay nakakaiwas na sa maraming insidenteng nakikita namin sa mga kompanyang may 10 hanggang 50 tao.

Security sa multilingual na team

Karaniwang ginagaya ng mga email at SMS scam sa Japan ang mga bangko, delivery company at opisina ng gobyerno, sa Japanese. Mas madaling mag-click ang mga hirap magbasa ng Japanese. Ilang simpleng hakbang:

• Maikling training sa wika ng bawat grupo, na may totoong halimbawa.
• Malinaw na patakaran: ang bayad at pagpapalit ng bank account ay may kumpirmasyon sa telepono.
• Updated na email filter at antivirus sa lahat ng device.
• Madaling channel (LINE o WhatsApp) para maitanong ng empleyado "scam ba ito?" bago mag-click.

Ipinapakita ng mga kaso gaya ng stealer log data na idinagdag sa HIBP kung paano nauuwi sa leak ang mga password na naka-save sa personal na browser.

Remote o on-site?

Sa Toyohashi, karamihan ng suporta ay kayang gawin nang remote: access sa computer, pag-setup ng account, paggabay sa video call. Makatuwiran ang pagbisita para sa network, Wi-Fi, printer, pag-install ng kagamitan at training.

Paano makakatulong ang KGA IT

Ang KGA IT ay nasa Kosai, katabing lungsod ng Toyohashi, at sumusuporta sa 9 na wika, kasama ang Japanese, Portuguese, English, Filipino, Vietnamese at Spanish. Tumutulong kami na:

• Ayusin ang mga account, lisensya at access (Microsoft 365, Google Workspace, cloud system).
• Buuin ang proseso ng pagpasok at pag-alis ng empleyado.
• I-configure ang backup, antivirus at firewall.
• Magbigay ng security training sa wika ng team mo.

Mga nakalathalang presyo (kasama ang buwis, panimulang presyo): system management mula ¥10,000/buwan, security assessment mula ¥15,000, software deployment na may data migration ayon sa quotation, at ang Business IT plan sa ¥49,800/buwan. Tingnan ang pricing page.

Kausapin ang KGA IT

Lumaki na ba ang kompanya mo sa Toyohashi pero naiwan ang IT? Libre ang konsulta at walang obligasyon. Kontakin ang KGA IT sa contact page, LINE o WhatsApp.